Wie Sie aus Ihrem Projekt einen Superhelden machen
Turnaround Management befasst sich mit in Schieflage geratenen Projekten. Projekte in der Krise. Projekte, bei welchen Zeit, Geld und Inhalt aus dem Ruder laufen. Oft ist die Projektorganisation nicht in der Lage, die Sanierung selbstständig herbeizuführen. Fehlende Akzeptanz aufgrund der Historie, fehlendes Wissen oder ungenügende Ressourcen sind oftmals Gründe, weshalb eine externe Intervention benötigt wird. Doch wie kann Turnaround Management überhaupt strukturiert durchgeführt werden? Wir gehen der Frage nach und zeigen auf, was Ihr Projekt mit einem Superhelden gemeinsam hat und weshalb externes Turnaround Management funktioniert.
Projekte sind Superhelden
Wir kennen sie aus unserer Jugend. Und längst sind es Kassenschlager von Streaming-Plattformen oder Merchandise Shops: Ich spreche von Superhelden. Ich bin ein Teenage Mutant Ninja Turtles Kind. Gute alte Zeiten. Wir alle kennen etliche Superhelden. Daher wissen wir: Superhelden haben ganz unterschiedliche Fähigkeiten. Einige können fliegen. Andere tauchen. Noch andere sind enorm stark oder hyperintelligent. Jeder Superheld hat unterschiedliche Eigenschaften und punktet damit in unterschiedlichen Bereichen. Und wie es der Zufall oft will, besitzen die bekannten Superhelden genau jene Eigenschaften, welche sie benötigen, um die Bösewichte wieder und wieder in die Schranken zu weisen. Doch nicht jeder Superheld könnte die Bösewichte anderer Superhelden besiegen. Oder würde Aquaman die Herausforderungen, welchen sich Spiderman stellen muss, ebenso gut meistern?
Sehr ähnlich verhält sich das Meistern von Herausforderungen in Projekten. Projekte haben wie Superhelden unterschiedliche Eigenschaften: Einige sind sehr klein und andere sehr gross. Einige arbeiten mit Wasserfall-Methoden und andere setzen auf agile Vorgehensmodelle. Einige werden von einer Person geführt während andere von einem Team mit geteilten Verantwortlichkeiten geführt werden. Im Detail gäbe es noch tausende von Unterschieden, die wir aufzählen könnten. Die Summe der Eigenschaften entscheidet darüber, ob ein Vorhaben erfolgreich sein kann oder nicht. Die Aufgabe der Führung des Vorhabens ist es, gemeinsam mit dem Auftraggeber sicherzustellen, dass die unterschiedlichsten Eigenschaften auf die Herausforderungen ausgerichtet sind. Ständig und auf allen Ebenen.
Welche Eigenschaften braucht unser Superheld und wo sind seine Schwächen?
Aber Achtung: Selbst, wenn die groben Eigenschaften unseres Projekts auf den ersten Blick nach einem funktionierenden Setup aussehen, könnte unser Superheld entscheidende Schwächen haben. Fragen wir ChatGPT nach dem Unterschied zwischen Superman und Iron Man, so erfahren wir, dass Iron Man im Gegensatz zu Superman keine Superkräfte hat – aber einen Superanzug. Beide sind im weitesten Sinne identisch in den Bereichen des Fliegens, der Kraft, Schnelligkeit und haben “Waffensysteme” (wenn man denn Supermans Laseraugen so nennen darf). Aber Superman ist anfällig auf Kryptonit. Iron Man hingegen, würde dessen Anwesenheit im Raum kaum bemerken. Was also, wenn unsere nächste Herausforderung mit Kryptonit zu tun hat? Trotz aller anderen Parameter, die Superman bestens erfüllen mag – hier brauchen wir Iron Man.
So stellt sich also die Frage: Wie finden wir heraus, welchen Superhelden wir benötigen, respektive welche Eigenschaften unser Projekt haben muss? Die Frage ist insbesondere nicht trivial, da in der Realität selten nur eine Eigenschaft nicht passt. Häufig ist es das Zusammenspiel unterschiedlicher Faktoren, welches das System des Vorhabens aus dem Gleichgewicht bringt. Unser Beispiel greift also zu kurz. Schade. Mit strukturiertem Turnaround Management werden wir aber in die Lage versetzt, die Eigenschaften des Vorhabens auf die bestehenden Herausforderungen hin zu analysieren und anzupassen.
Es ist dafür sicherlich hilfreich zu verstehen, welche Eigenschaften das analysierte Vorhaben aktuell aufweist. Auch immer wichtig ist es, die positiven Aspekte und deren Mechanismen zu verstehen. Um jedoch unserem idealen Superhelden auf die Spur zu kommen, sollten wir uns auch auf Herausforderungen und Rückschläge konzentrieren. Denn jeder Moment des Scheiterns bietet wertvolle Einblicke in die Grenzen der aktuellen Ausgestaltung und zeigt uns, wo Verbesserungen notwendig sind.
Weshalb auch Wonder Woman externe Unterstützung braucht
Es geht also darum, die Stärken und Schwächen unseres Superhelden seinem Bösewicht gegenüberzustellen. Alles klar. Zu Recht stellt sich die Frage: Wenn das so einfach ist, weshalb machen kriselnde Projekte das nicht selbst? Wie in unserer Analogie, ist es im echten Leben für Vorhaben nicht immer einfach, sich neu zu erfinden. Spider Man macht aus sich nicht übers Wochenende den Hulk. Projekte kämpfen beispielsweise mit Folgendem:
- Fehlende Akzeptanz aufgrund der Historie
- Fehlende Aussensicht
- Eingeschlichene Akzeptanz von suboptimalen Eigenschaften
- Fehlendes Challenging
- Betriebsblindheit
- Mangel an Erfahrung und Wissen
Eine externe Sicht hilft bei all diesen Punkten und bringt neue Ideen. Sie unterstützt dabei, den Fokus weg von den Schuldigen und hin zu einem machbaren Lösungsweg zu verschieben. Zudem bringt sie automatisch Ressourcen und Kompetenzen, die gezielt operative Themen, welche sonst häufig die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, ausblenden und die Problemwurzel angehen können.
Die Suche nach Massnahmen geschieht dabei von Eigenschaften getrieben in strukturierter Form. Nach dem Studium der Projektgrundlagen, Rahmenbedingungen, Statusberichten oder Erfolgen, werden die wichtigsten Eigenschaften des Vorhabens betrachtet. Wie stark ist unser Superheld? Kann er fliegen und wie schnell? Heisst übersetzt beispielsweise:
- Wie ist die Kommunikation im Vorhaben aufgesetzt?
- Wie stimmt es sich mit dem Auftraggeber ab?
- Welche Methode wird wie strikt und korrekt angewendet?
- Wie und wann wird die Zielerreichung gemessen?
- Wie wird budgetiert, geplant und rapportiert?
- Welche Massnahmen wurden bisher auf welcher Ebene initiiert und wie wurde deren Wirksamkeit überprüft?
Jede Projekteigenschaft steht in einer Skala von Ausprägungen. Kommunikation könnte beispielsweise unstrukturiert durch den Projektleiter oder durch ein spezialisiertes interdisziplinäres Expertenteam mit zugrundeliegendem Kommunikationskonzept erfolgen. Dazwischen liegt eine Skala. Und auf dieser muss sich das Projekt so ausrichten, dass es erfolgreich ist.
Jede Eigenschaft kann also ausgebaut werden – oder zurückgebaut, sollten unnötig Ressourcen eingesetzt werden. Denn: Der Ausbau von Eigenschaften führt zwar zu Qualität oder Sicherheit in einem Themenbereich, jedoch auch zu Kosten. Zudem stehen Eigenschaften oftmals in Abhängigkeit zu anderen Eigenschaften. Sind Abhängigkeiten nicht erfüllt, verpufft der Ressourcenaufwand. Beispielsweise wird das beste Kommunikationskonzept zur Farce, wenn in einem Vorhaben der klare Bezug zum Auftrag fehlt oder auf der Steuerungsebene nicht entschieden wird. Unser Superheld soll am Ende nur das Paket an Eigenschaften mit sich bringen, welches er auch wirklich braucht. Unser Superheld profitiert wohl selten davon, wenn er unter Wasser atmen aber nicht schwimmen kann. Daher werden im Rahmen von Turnaround Management oft auch Aufgaben und Verantwortlichkeiten neu verteilt.
Also jetzt: Raketenschub oder Laseraugen?
Kennen wir die Misserfolge, Erfolge, Eigenschaften und Rahmenbedingungen unseres Vorhabens, so können wir diese Punkte dem Auftrag gegenüberstellen und mit gezielter Superkraft unserem Superhelden dabei helfen, die Welt zu retten. Manchmal braucht es Raketenschub und manchmal Laseraugen. Hier einige Beispiele von bereits durch uns geretteten Superhelden.
Bei einem Kunden hatten wir ein typisches Beispiel kontraintuitiver Entscheidungen. Die Bühne bot ein kleines Programm mit 5 Teams. Eines der Teams hatte eine inhaltlich zentrale Funktion. Der Einfachheit halber nennen wir das Team “Power Rangers”. Die anderen Teams des Programms mussten während den Program Increments häufig mit den Power Rangers zusammenarbeiten und kritisierten dabei die fehlende Unterstützung für die Anliegen der anderen. Auch wurde am Beitrag der Power Rangers zum Programmziel gezweifelt. Nach etlichen Scoping Diskussionen entschloss ich mich, die Power Rangers unter finanziellen Druck zu setzen. Durch die damit forcierte Fokussierung ordneten sie sich besser im Train ein. Die Ziele wurden kleiner, dadurch klarer sowie besser planbar und einfacher auszurichten. Dies ist die Kurzfassung. Oftmals wird in solchen Situationen versucht, das Team dahin zu bewegen, inhaltlich mehr beizutragen und alle Bedürfnisse zu befriedigen. Richtig ist aber häufig, den Fokus und das Alignment auf die Programmziele stärker zu forcieren.
Ein weiteres Beispiel war ein grosses Programm, welches die Qualitätsziele wiederkehrend nicht erfüllt hat. Der Schutzmechanismus vieler Programm- und Projektleitende bei Qualitätsproblemen grösserer Systeme ist es, nur wenige Versionen des Systems einzuführen. Dies, um Puffer einbauen zu können, das Qualitätsmanagement auf die Ebene der Führung zu verschieben und nur wenige Male den Preis des damit verbundenen Overheads zu bezahlen. Doch gerade in kritischen oder langwierigen Vorhaben kann diese Reaktion fatale Folgen haben. Besser ist es, kontinuierlich zu integrieren und das Qualitätsmanagement nahe an die Umsetzung und damit früh im Umsetzungsprozess zu etablieren. Ganz im Sinne von “Repeat what hurts” soll der Schmerz möglichst oft und früh auftreten. Nur so wird das Vorhaben in die Lage versetzt, den Schmerz qualifiziert zu reduzieren. Wir haben diesen Ansatz in einem Programm mit über 60 Microservices und paralleler Hardware-Entwicklung verfolgt und konnten die Qualität innert einem halben Jahr deutlich steigern. Natürlich braucht es hierzu Erfahrung für die Umsetzung der technischen Grundlagen. Das Problem ist aber meist die initiale Schutzreaktion, welche schwer überwunden werden kann. Manchmal, so könnte man sagen, erkennen wir den Wert einer Superkraft erst, wenn wir sie in Aktion sehen.
Wir lieben Turnarounds
Ich hoffe Sie mochten diese etwas humorvolle Sicht auf das Thema Turnaround Management. Sollten Sie mit einem Vorhaben konfrontiert sein, welches Versprechen nicht einlöst, wo die Kosten überborden oder Erwartungen nicht erfüllt werden, so helfen wir Ihnen gerne. Wir haben Erfahrung im Bereich Turnaround Management von kleinen 5-Mann Projekten bis hin zu Vorhaben im mehrstelligen Millionenbereich, welche dank konsequenter Fokussierung und Ausrichtung wieder auf die Spur gebracht wurden. Unser Team unterstützt Sie auf allen Ebenen der Steuerung, Führung und Ausführung. Wir holen für Sie den Superhelden aus Ihrem Vorhaben, den Sie benötigen. Vereinbaren Sie ein Kennenlernen! Wir freuen uns.
Verfasst von: Markus Balsiger