MWST-Abrechnung leicht gemacht

Wenn Digitalisierungsprojekte dank unserer Kombination aus Beratung, agiler Business Analyse und IT easy werden.  

Der Mehrwertsteuer sind gegen 400’000 Firmen unterstellt. Fast die Hälfte davon reichte die periodischen Mehrwertsteuerabrechnungen auf dem Papierweg ein. Der gesamte Prozess vom Versand der Aufforderungen bis zum Scannen der Papierdeklarationen war aufwendig und fehleranfällig (vor allem bezüglich Lesefehler beim Scannen). Dies hatte stets einen signifikanten Bereinigungsaufwand zur Folge. Bei der ESTV bestand bereits eine eGovernment-Anwendung zur Online-Einreichung, diese wurde jedoch nur etwa von der Hälfte der Steuerpflichtigen eingesetzt.

Hürden im Projekt
Es galt eine Lösung anzubieten, welche intuitiv bedienbar ist und es auch wenig IT-affinen Benutzern ermöglicht, die MWST-Deklaration online einzureichen. Ein leichtgewichtiger Prozess für die Einreichung und die leicht verständliche Benutzerführung waren zentral für die Akzeptanz durch die Steuerpflichtigen.

Auf der anderen Seite musste immer noch die Möglichkeit offengelassen werden, die MWST-Abrechnung auf dem konventionellen Papierweg einzureichen, da eine Online-Pflicht derzeit rechtlich nicht möglich ist. Eine Herausforderung war die Integration dieser eGovernment-Lösung in die komplexen Kernsysteme der ESTV, damit die Prozesse reibungslos funktionieren und der Effizienzgewinn der Digitalisierungslösung realisiert werden kann.

Das Papier hat ausgedient – fast
Seit dem 1. Januar 2021 hat die bisherige Art der MWST-Abrechnung auf Papier weitgehend ausgedient. Neu können steuerpflichtige Unternehmen in der Schweiz mittels eines Abrechnungscodes die Erfassung ihrer MWST-Deklaration starten und diese dann direkt online einreichen.

Neu ist der Umstieg auf digitale Kommunikation jedoch nicht. Schon bisher konnten die Unternehmen ihre Abrechnungen über eine eGovernment-Anwendung einreichen, und sie werden dies auch künftig tun können. Aber mit der neuen, ergänzenden Anwendung «MWST Abrechnung easy» steht nun ein spezialisiertes Webtool zur Verfügung, dessen schlankes Design und optimierte Benutzerführung den Prozess der MWST-Deklaration noch einfacher macht. Die Kunden erleben die Digitalisierung der ESTV damit als klaren Vorteil für sich. Ein Vorteil, welcher auch die bisher traditionell einreichenden Partner zum Umstieg in die digitale Welt motivieren wird.

Agile Softwareentwicklung orientiert sich stets an den Anforderungen der Benutzer. Diese sind im Fall der «MWST Abrechnung easy» der Breite des Umfelds entsprechend heterogen. Ein Schreiner, der zwei Mal jährlich die eigene Abrechnung einreicht, ein Treuhänder, der routinemässig die Abrechnungen seiner Mandanten erfasst oder die Finanzchefin eines Konzerns, die spezifische Governance-Regeln einhalten muss, bringen nicht in jedem Fall dieselben Voraussetzungen und Erwartungen mit. Allen gemeinsam jedoch ist das Bedürfnis, ihre Abrechnung effizient und ohne vermeidbare Aufwände zügig abschliessen zu können. Hierfür ist eine intuitiv verständliche Benutzerführung unabdingbar und entscheidend für die Akzeptanz der Anwender. couniq hat mitgeholfen, dass die neue digitale Einreichungsart der MWST Abrechnung aus Kundensicht ihrem Namen gerecht wird – halt eben «Easy».

Auf der anderen Seite der Einreichung von Abrechnungen stehen die komplexen Kernsysteme der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Hier hat couniq wesentlich bei der E2E-Integration der Prozesse mitgewirkt und war mitt els agiler Business Analyse und Unterstützung der Product Owner an der Planung und erfolgreichen Realisierung beteiligt. Mit Unterstützung durch couniq hat die ESTV damit einen bedeutenden weiteren Meilenstein der Digitalisierung ihrer Prozesse erreicht.

Portrait ESTV

Branche: Öffentliche Verwaltung, Bundesverwaltung

Kundenprofil: Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV ist zuständig für die MWST, die Verrechnungssteuer und die direkte Bundessteuer.

Herausforderung: Die ESTV wollte bei allen Steuerpflichtigen den Papierweg bei der Deklarationseinreichung möglichst eliminieren. Dazu sollte ein niederschwelliges Angebot geschaffen werden, mit dem die Partner auf eine einfache Art die Deklaration online einreichen können und damit der Aufforderungs- und Einreicheprozess vollständig digitalisiert werden kann.

Lösung: Agile Business-Analyse zur Konzipierung und Planung der Integration der Digitalisierungslösung in die Kernsysteme Business Analyse zur Ausarbeitung eines effizienten Aufforderungs- und Einreicheprozesses im ePortal der ESTV Beratung und Mitarbeit bei der Konzipierung